Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Bornholms Folkedansere

Pr. 19.marts 2019



Bornholms Folkedanseres dataansvar:

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.



Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.



Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:

Bornholms Folkedansere er dataansvarlig og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger:

Formand Niels Anker Sonne

Nexøvej 32, 3720 Aakirkeby

Telefon 21285251

Mail: na@nasonne.dk

Hjemmeside: www.bornholms-folkedansere.dk



Behandling af personoplysninger:

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger

Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse



Oplysninger om ledere, instruktører og spillemænd

Almindelige personoplysninger:

Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse



Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

CPR-nummer

Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest



Her indsamler vi oplysninger fra:

Normalt får vi oplysninger fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn

Folkedans Danmark f.eks. ved foreningsskift, kursusdeltagelse etc.



Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)

At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig

Behandling af lovkrav

Behandling med samtykke

Formålene:

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning

Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

Administration af din relation til os



Formål med behandling af oplysninger på ledere, instruktører og spillemænd

Håndtering af hverv og pligter i foreningen

Overblik over erfaringer og kompetencer / kurser etc.

Opfyldelse af lovkrav

Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende

Administration af din relation til os





Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling

Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent

Afholdelse af sociale arrangementer, danse-aktiviteter samt andre aktiviteter

Brug af situationsbilleder, taget i foreningen, der afbilleder en konkret aktivitet eller situation i foreningen

Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Folkedans Danmark



Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.



Videregivelse af dine oplysninger

I forbindelse med konkurrencer sker der videregivelse af resultater til Folkedans Danmark.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere, instruktører og spillemænd i relevant omgang til Folkedans Danmark.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.



Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder/instruktør/spillemand eller som lønnet leder/instruktør/spillemand:

Medlemmer

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemsskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til tre år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere/instruktører/spillemænd

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til et år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere/instruktører/spillemænd

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt



Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere/instruktører/spillemænd til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.



Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

Retten til at få indsigt i egne personoplysninger

Retten til berigtigelse

Retten til sletning

Retten til begrænsning af behandling

Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine oplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive klage til en databeskyttelsesmyndighed, f.eks. Datatilsynet.



Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.